Word 6.0 : Tables des matières/Publipostage

par Anatole D'HARDANCOURT

Vous produisez des documents longs tels que rapports ou mémoires, vous savez donc que la réalisation d'une table des matières et celle d'un index sont des tâches fastidieuses. La principale raison est qu'elles doivent logiquement être effectuées au dernier moment, lorsque l'on est sûr que la pagination ne variera plus. On ne dispose généralement à ce moment que d'un temps très limité, ce qui rend l'opération pénible et stressante. Par ailleurs, si une nouvelle version du document doit être réalisée avec des ajouts et des suppressions, tout est à recommencer ou au moins à vérifier. Heureusement, Word apporte une solution aisée à ce problème.


Les tables des matières

La réalisation d'une table des matières comporte deux étapes. La première consiste à faire la liste des titres et la seconde à ajouter les numéros de pages. La première étape est assez facile, et devrait être un jeu d'enfant si le document a été convenablement structuré, par exemple à l'aide du mode plan. La première étape est déjà réalisée. Quant à la seconde, Word est capable de l'effectuer seul. Voilà pourquoi la réalisation d'une table des matières est si simple. En fait, tous les éléments sont déjà prêts.

Réalisation d'une table des matières à partir des styles standard

A titre d'exemple, nous allons réaliser la table des matières du document 141296A.DOC. Procédez de la façon suivante :

- Ouvrez le document 141296A.DOC avec Word 6.0 ou version ultérieure.
- Déroulez le menu Insertion et sélectionnez Tables et Index.
- Dans la zone de dialogue affichée, cliquez sur l'onglet Table des matières.

La zone Mise en forme comporte une liste de styles de tables des matières, parmi lesquels vous pouvez choisir celui qui vous convient. La zone Aperçu montre le résultat que vous obtiendrez.

- Sélectionnez Classique et cliquez sur Ok. La table des matières est insérée à la position du point d'insertion. (Vous pouvez, si vous le préférez, placez la table à la fin du texte.)

La table est en fait constituée par un champ. Pour mettre cela en évidence, tapez les touches OPTION-F9 (Mac) ou ALT-F9 (PC). La table des matières est remplacée par {TM\O "1-3"}. (Tapez une seconde fois ces touches pour afficher de nouveau la table).

Il est préférable d'insérer une marque de fin de section entre la table et le document, car il est rare que ceux-ci soient en forme de même façon.

Mise en forme d'une table des matières

La table des matières peut être mise en forme comme du texte normal. A chaque niveau de la table correspond un style standard appelé TM suivi d'un numéro indiquant le niveau du titre. Il est préférable de modifier la table uniquement à l'aide de ces styles. Dans le cas contraire, les modifications locales risques d'être perdues lorsque vous mettrez la table à jour.

Les options de table des matières

Nous avons réalisé une table des matières en utilisant un format standard. Si vous examinez l'onglet Table des matières de la zone de dialogue Table et index, vous constaterez que de nombreuses options peuvent être modifiées :

- Vous pouvez supprimer les numéros de page en désactivant l'option Afficher les numéros de page.
- Les numéros de page peuvent être alignés à droite ou placés à la suite des titres.
- Dans le cas d'un alignement à droite, vous pouvez choisir des Caractères de suite (des points ou des tirets menant des titres aux numéros de page et facilitant la lecture).
- Vous pouvez indiquer le nombre de niveaux des titres devant figurer dans la table.

En cliquant sur le bouton Options, vous obtenez un affichage de boîte de dialogue proposant des options supplémentaires.
- La case Champ d'entrée de table permet de réaliser la table à partir de champs spéciaux et non de styles. Cette option est utile lorsque le libellé des titres dans la table doit être différent de celui employé dans le texte.
- L'option Styles permet de préciser les styles qui doivent être employés pour les différents niveaux de la table. (Par défaut, il s'agit des styles Titre 1, Titre 2, etc ...).

Mise à jour d'une table des matières

Si vous modifiez le document, sa table des matières ne sera peut-être plus correcte. Nous allons modifier le document afin de voir ce qui se passe lors de la mise à jour :

- Déroulez le menu Fichier et sélectionnez Format d'impression.
- Choisissez le format B5.
- Dans la zone Appliquer taille et orientation, sélectionnez A tout le document et cliquez sur Ok.
- Déroulez le menu Insertion et sélectionnez Tables et index.
- Dans la zone de dialogue affichée, cliquez sur Ok.
- Word reconnaît la table des matières existante, la sélectionne et vous demande si vous souhaitez la remplacer. Cliquez sur Oui.

Après la repagination, la table des matières est automatiquement mise à jour>

Vous pouvez également mettre à jour la table des matières en cliquant dedans et en tapant sur la touche F9. Word vous demande alors si vous voulez mettre à jour uniquement les numéros de page, ou toute la table. En sélectionnant Uniquement les numéros de page, vous pouvez préserver d'éventuelles modifications locales apportées à la table.

Lorsque vous mettez la table à jour à l'aide de l'option Tables et index du menu Insertion, Word n'offre pas cette possibilité. Si des modifications locales ont été effectuées, elles sont perdues.

Réaliser une table des matières à l'aide de codes de champs

Grâce aux champs, vous pouvez, par exemple, placer dans la table des matières des entrées différentes des titres. Vous pouvez vouloir, par exemple supprimer les mots Chapitre 1 dans la table. Pour expérimenter cette méthode, procédez de la façon suivante :

- Sélectionnez de nouveau un format de papier A4.
- Modifiez le titre du document en ajoutant "Chapitre 1 : ".
- Affichez les caractères spéciaux (ce qui a pour effet d'afficher également le texte masqué).
- Placez le point d'insertion au début du titre.
- Déroulez le menu Insère et sélectionnez Champ. Une zone de dialogue est affichée.
- Dans la zone Catégories, sélectionnez Tables et index.Champs, sélectionnez TE.
- Cliquez dans la zone Code de champ et tapez "Historique des tableurs".
- Cliquez sur Options. La zone de dialogue ad hoc est affichée.
- Sélectionnez le commutateur \l et cliquez sur Ajouter au champ.
- Cliquez dans la zone Codes de champ et tapez 1 pour indiquer qu'il s'agit du premier niveau.
- Cliquez sur Ok pour refermer les zones de dialogue. Vous venez de créer une entrée de table des matières de premier niveau.
- Procédez de la même façon pour les autres titres, en indiquant chaque fois le niveau.
- Une fois la saisie des codes terminée, désactivez l'affichage des caractères spéciaux et mettez à jour la table des matières comme précédemment, mais en sélectionnant l'option Champs d'entrée de table au lieu de Styles.

Si vous ne désactivez pas l'affichage du texte masqué, les numéros de page risquent d'être faux.

Vous pouvez placer plusieurs tables des matières dans un même document en utilisant, dans les entrées, le paramètre \f suivi d'une lettre. Toutes les entrées comportant la même lettre seront compilées ensemble. Ainsi, vous pouvez créer une liste des figures à l'aide de champs comportant le paramètre \ff. Par exemple :

{TE "Figure 1 : Démontage de la rotule"\ff}

La liste des figures sera compilée à l'aide du champ suivant :

{TM\ff}

La valeur par défaut du paramètre \f est c, correspondant à une entrée de table des matières.

Vous pouvez cependant obtenir le même résultat plus facilement en utilisant l'onglet Tables des illustrations de la zone de dialogue Tables et index. La façon de procéder est identique à celle employée par la table des matières.

Tables des matières et documents maîtres

Word peut réaliser la table des matières d'un document maître exactement de la même façon. Tous les tritres des sous-documents sont alors dans la table.

Le publipostage

Le publipostage, ou mailing consiste à créer des documents personnalisés à partir d'un document type et d'une liste de données. Par exemple, si vous devez envoyer deux cents confirmations de commandes tous les jours, vous ne les traiterez pas manuellement à partir de Word. Il est probable que vous utiliserez un système de gestion de données, qui vous fournira, chaque jour, une liste des commandes avec tous les renseignements nécessaires. Word permet d'effectuer un publipostage à partir d'un tel fichier de données. Il peut vous aider à créer ce fichier.

A titre d'exemple, nous allons effectuer un publipostage pour envoyer à une liste de clients, une lettre indiquant les dates de fermeture de l'entreprise.

Création du fichier de données

Word dispose d'une fonction d'aide pour la création de fichiers de données. Pour créer un tel fichier, procédez de la façon suivante :

- Créez un nouveau document en sélectionnant Nouveau dans le menu Fichier et en choisissant le modèle Lettre.

- Sélectionnez Fusion et publipostage dans le menu Outils. Word affiche une zone de dialogue.
- Cliquez sur Créer et sélectionnez Lettres types dans la liste affichée. Word vous propose de créer une lettre type à partir du document affiché ou d'un nouveau document.
- Cliquez sur Fenêtre active.
- Cliquez sur Obtenir les données et sélectionnez Créer la source de données dans la liste affichée. La zone de dialogue s'affiche.

Word vous propose une liste de champs. Vous pouvez en ajouter en tapant leurs noms dans la zone Nom de champs puis en cliquant sur Ajouter un champ. Vous pouvez supprimer des champs en les sélectionnant dans la liste champs de la ligne d'en-tête puis en cliquant sur Supprimer un champ.
- Supprimez les champs "Poste","Adresse2", "Département", "Pays", "TéléphoneDomicile", "TéléphoneBureau".

Les noms des champs de données peuvent être longs de 40 caractères. Ils ne doivent comporter que des lettres, des chiffres et le underscore. Ils doivent être tous différents. vous pouvez saisir jusqu'à 31 champs.

- Cliquez sur Ok. Word vous demande alors d'indiquer le nom du document.
- Donnez au document le nom "Clients" et enregistrez-le sur le disque dur. Word vous demande si vous voulez modifier le document principal ou la source de données.
- Cliquez sur Modifier source de données. La zone de dialogue s'affiche.
- Saisissez les données concernant le premier client. Tapez la touche RETOUR (ou TAB) pour passer d'un champ à l'autre.Voici les données à saisir :

Monsieur
Paul
Fournier
Editions Black Jack
47, rue du Bouloi
75001
PARIS

- Tapez la touche RETOUR pour terminer la première fiche.
- Saisissez les deux fiches suivantes de la même façon :

Madame
Mauricette
Leblanc
Kao Tech
18, place Saint-Sulpice
75006
PARIS

Mademoiselle
Pauline
Farges
21, rue d'Uzès
95330
DOMONT

- Terminez la dernière fiche en tapant sur la touche RETOUR.

La zone de dialogue Saisie de données de fusion vous permet d'ajouter ou de supprimer des fiches. Vous pouvez également rechercher une fiche en cliquant sur le bouton Rechercher. Tapez alors le texte recherché et indiquez le champ dans lequel il doit être trouvé.

- Une fois la saisie des fiches terminée, cliquez sur Ok. Word affiche le document principal. Une barre d'outils supplémentaire a été ajoutée au-dessus de la règle.
- Placez le point d'insertion dans le paragraphe devant recevoir l'adresse.
- Cliquez sur le bouton Insérer champ de fusion et sélectionnez le champ "Société" dans la liste affichée.
- Tapez les touches MAJ-RETOUR pour passer à la ligne suivante. - Tapez un espace.
- Insérez le champ "Prénom".
- Tapez un espace, insérez le champ "Nom" et passez à la ligne suivante.
- Insérez le champ "Adresse1", passez à la ligne puis insérez les champs "CodePostal" et "Ville", séparés par un espace.
- Tapez la touche RETOUR. Le nouveau paragraphe créé prend automatiquement le style Date.
- Tapez : "Paris, le"
- Déroulez le menu Insertion et sélectionnez Date et heure.
- Sélectionnez un format de date.
- Cochez la case Insérer en tant que champ et cliquez sur Ok.

La date étant insérée en tant que champ, elle sera automatiquement mise à jour lors de l'impression.

- Tapez sur la touche RETOUR.
- Tapez l'objet de la lettre :

Objet : Fermeture annuelle

et terminez par la touche RETOUR.

- Sélectionnez le champ "Titre" à l'aide du bouton Insérer champ de fusion et tapez une virgule puis la touche RETOUR.
- Tapez le texte suivant :

Nous avons le plaisir de vous informer qu'en raison des congés de fin d'année, notre établissement sera fermé du 15 décembre au 15 janvier.

Nous espérons que cela ne vous causera aucun désagrément. Nous serons prêts, dès le début de l'année prochaine, à vous servir avec notre célérité et notre professionnalisme habituels.

Veuillez agréer,

- Insérez le champ "Titre".
- Tapez le texte suivant :

, l'expression de nos salutations dinstinguées.

- Insérez la signature en tapant "pb" puis en cliquant sur le bouton d'insertion automatique, dans la barre d'outils standard. Le document est maintenant terminé.

- Enregistrez le document sous le nom "Lettre type".

Affichage des documents personnalisés

Pour afficher le résultat de la fusion, cliquez sur l'icône Fusionner vers document. Word effectue la fusion de la lettre type et du document de données, et place les lettres personnalisées dans un nouveau document.

Vous pouvez faire défiler le document pour voir les autres lettres. Vous pouvez l'imprimer ou l'enregistrer.

Impression directe dans des lettres personnalisées

Vous pouvez imprimer directement les lettres fusionnées en cliquqnt sur l'icône Fusionner vers imprimante.

Configuration de la fusion

Si aucun des deux cas précédents ne correspond à ce que vous voulez faire, modifiez les options de configuration de la fusion en cliquant sur le bouton Fusion.

Une zone de dialogue apparaît.

Grâce à cette zone de lialogue, vous pouvez effectuer la fusion pour tous les enregistrements ou indiquer le premier et le dernier enregistrement à prendre en compte. La liste Fusionner vers permet d'envoyer le résultat de la fusion vers un document, l'imprimante, un système de messagerie électronique ou un fax. Dans les deux derniers cas, les adresses de courrier électronique ou les numéros de fax doivent figurer dans le fichier de données. Les deux dernières options permettent de déterminer si les lignes vides doivent être imprimées ou non.

Le bouton Options de requête permet d'afficher la zone de dialogue des requêtes. Pour effectuer une sélection, par exemple pour n'envoyer une lettre qu'aux femmes habitant dans la banlieue parisienne (mais pas à Paris), procédez de la façon suivante :

- Dans la première ligne de la zone Champ, sélectionnez "Titre".
- Dans la première ligne de la colonne Comparaison, sélectionnez "Est différent de".
- Dans la première ligne de la colonne Comparer à tapez "Monsieur".
- Dans la première colonne de la seconde ligne, sélectionnez "Et".
- Dans la colonne Champ, sélectionnez "Code postal".
- Dans la colonne Comparaison, sélectionnez "Est plus grand que".
- Dans la colonne Comparer à taper "90999".
- Vous pouvez aussi trier les enregistrements en cliquant sur l'onglet correspondant ce qui permet de diminuer le coût d'expédition pour les envois en grand nombre.
- Cliquez sur Ok.
- Cliquez sur Fusionner pour déclencher la fusion.

Word sélectionne les enregistements correspondants aux critères de sélection et effectue la fusion.

Word permet d'utiliser d'autres types de champs lors de la fusion. Il est ainsi possible de créer des structures conditionnelles, d'afficher un message et de demander des données à l'opérateur, d'effectuer des calculs, etc ...


Created by Alexandre GOUVERNEUR, University of Reunion Island