Excel : prise en mains rapide

Savoir

1. distinguer les différents types d'informations que l'on peut déposer dans les cellules d'un tableur ;
2. distinguer les références relatives et les références absolues;
3. distinguer l'abscisse et l'ordonnée dans un graphique en histogramme

Savoir faire

1. recopier le contenu d'une cellule en utilisant la souris ou le presse-papiers ;
2. réaliser des calculs sur les cellules à l'aide du tableur ;
3. utiliser les fonctions Moyenne, Min et Max dans le tableur ;
4. Tracer un graphique en histogramme ;
5. Ajouter des séries à un graphique en histogramme.

Le logiciel Excel fait partie de la famille des ' tableurs '. Ce type de logiciel est spécialisé dans le calcul et la présentation des résultats des calculs, sous forme de graphiques, par exemple.

Il est utilisé dans les domaines qui font beaucoup appel au calcul, y compris les sciences et l'économie.

Tu peux télécharger deux exemples, ci-dessous. Fais un clic du bouton droit sur l'image; sélectionne ensuite la commande 'Enregistrer la cible sous'. Enregistre le document dans ton répertoire personnel.

Démarre le logiciel Excel et ouvre chacun des deux documents téléchargés. Examine-les quelques instants.

Excel est un logiciel qui fait partie de la famille des 'tableurs'. Ce nom provient de la façon dont le logiciel traite les informations, organisées sous formes de tableaux.

Les deux grands types d'informations reconnues par les tableurs

On reconnaît les informations numériques des informations textes à l'alignement donné automatiquement par Excel.

• Clique dans la cellule A1 d'une feuille de calcul vierge.
• Ecris-y ton prénom puis frappe la touche Enter.

  Le curseur de texte se déplace dans la cellule A2.

• Ecris-y ton âge puis frappe la touche Enter.

Les informations « texte » sont alignées à gauche, dans la cellule. Les informations numériques sont alignées à droite, dans la cellule.

Dans tous les cas, le contenu de la cellule active est automatiquement répercuté dans la barre de formules.

• Dans la cellule A4, écris ton numéro de téléphone en séparant les différents blocs de chiffres par des espaces.
• Si la colonne n'est pas tout à fait assez large pour accueillir ton numéro de téléphone, positionne le pointeur de souris dans la zone d'entête de colonne, entre la colonne A et la colonne B.

  Le pointeur prend la forme suivante: .

• Clique du bouton gauche et déplace le pointeur jusqu'à ce que la colonne ait une largeur qui te convienne.

Ton numéro de téléphone est-il une information numérique ou de texte? Comment justifies-tu ta réponse?

Une information est numérique quand elle ne contient que un ou plusieurs des caractères suivants:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , $ % E e

La lettre « E » qui signifie « x10 exposant », comme sur les calculettes. Tous les autres caractères sont non-numériques.

Dès qu'un caractère non numérique est introduit dans une information, celle-ci devient du texte. Lorsque nous envisagerons les fonctions, nous verrons que cette règle admet des exceptions.

Pour modifier le contenu d'une cellule, il suffit de rendre cette cellule active (clic de souris sur la cellule).

Frapper la touche F2, au clavier. Le curseur clignote dans la cellule. On peut le déplacer et opérer les modifications que l'on souhaite dans la cellule.

On peut également modifier le contenu d'une cellule en agissant sur le contenu de la barre de formules (clic dans la barre de formules).

Dans la cellule A4, à la place de ton numéro de téléphone, indique ta date de naissance sous la forme 05/07/1990.

Cette information est-elle numérique ou de texte? Justifie ta réponse.

Parmi les informations numériques qui peuvent être déposées dans les cellules, il est commode de distinguer :

Les valeurs constantes

La valeur 3,14 déposée dans la cellule A1, dans l'illustration ci-contre, par exemple.

Les valeurs constantes calculées

• Dans la cellule A1 d'une feuille de calculs, frappe l'information 6+6 suivie de la touche Enter, sans rien ajouter.

Cette information est bien du texte (pourquoi?): elle se justifie automatiquement à gauche.

• Dans la cellule A2, frappe le calcul suivant: =6+6 suivi de la touche Enter.

Cette fois, c'est bien le résultat du calcul qui s'affiche dans la cellule A2 cependant que le calcul reste visible dans la barre de formules.

Une cellule peut contenir un calcul, plutôt qu'une valeur constante. Dans ce cas, l'information frappée au clavier commence toujours par le signe « = ».

Lorsque la formule est complète, on frappe la touche « Enter », et la cellule montre le résultat du calcul.

Lorsqu'une cellule qui contient un calcul devient active, la barre de formules montre l'expression calculée, cependant que la cellule ne montre que le résultat du calcul (voir sur l'illustration ci-dessus).

Les valeurs variables calculées

Une cellule peut contenir une formule qui fait référence à une autre cellule.

• Dans la cellule A1 d'une feuille de calculs, indique la valeur 2.
• Dans la cellule A2, frappe le calcul =3*A1

Dans l'exemple ci-contre, la cellule A2 contient la formule « =3*A1 » qui signifie qu'il faut y montrer le résultat de la multiplication par 3 du contenu de la cellule A1.

Si le contenu de la cellule A1 change, la valeur montrée en A2 change également immédiatement (voir le deuxième exemple ci-contre à gauche).

Exercices

Pour chacun des exercices ci-dessous, on demande d'établir une feuille de calcul contenant les formules qui permettent d'obtenir le résultat souhaité.

1. Un commerçant désire vendre les articles qu'il achète au double de son prix d'achat.
Etablis une feuille de calcul dans laquelle on indique le prix d'achat dans la cellule B1 et où le prix de vente se calcule automatiquement dans la cellule B2.
Sur l'illustration ci-contre, on a indiqué le prix d'achat '125' et le prix de vente (soit '250') a été calculé automatiquement. Si l'on remplace la valeur 125 par une autre valeur, le prix de vente s'adapte immédiatement.

Enregistre régulièrement cet exercice durant sa conception sous le nom 'double.xls'.

2. Etablis une feuille de calculs qui détermine automatiquement la valeur de:

• la somme
• la différence
• le produit
• le quotient

de deux nombres qui sont fournis. Ces deux nombres sont choisis par l'utilisateur et peuvent varier d'une fois à l'autre.

Enregistre régulièrement cet exercice durant sa conception sous le nom 'calculs.xls'.

3. Etablis une feuille de calculs qui calcule automatiquement le périmètre et la surface d'un cercle. L'utilisateur fournit la valeur du rayon. Cette valeur peut changer d'une fois à l'autre.

La formule qui permet de calculer le périmètre d'un cercle est:
P = 2 x 3.14 x R

La formule pour calculer la surface du cercle est:
S = 3.14 x R²

Pour calculer le carré, tu peux simplement multiplier R par lui même; la formule devient S = 3.14 x R x R.
Attention, le signe de la multiplication pour les ordinateurs est bien '*'.

Tu peux aussi utiliser l'opérateur de puissance qui s'écrit ^ (comme un accent circonflexe). Sur les claviers belges, on peut obtenir ce symbole en maintenant la touche « Alt Gr » enfoncée et en frappant la touche portant les symboles « 6 » et « § ». Pour écrire 3², on notera 3^2.

Enregistre régulièrement cet exercice durant sa conception sous le nom 'cercle.xls'.

4. Dans un magasin, on accorde une réduction de 10% sur le montant des achats. On te demande d'établir une feuille de calculs qui détermine le montant de la réduction et le prix final des achats.
La feuille de calculs doit pouvoir être utilisée pour n'importe quel client. Tous les clients n'achètent pas pour 2540 € de marchandise.

Enregistre régulièrement cet exercice durant sa conception sous le nom 'magasin.xls'.

Recopie vers le bas ou la droite

• rends la cellule active
• clique sur le coin inférieur gauche de la cellule (le pointeur de souris prend la forme d'une fine croix) ;
• clique et glisse la souris dans la direction désirée, du nombre de cellule désiré.

Le contenu de la case est immédiatement recopié.

Déplacement d'une cellule avec la souris.

Le contenu d'une cellule peut être déplacé en saisissant la cellule par son bord, avec la souris.

• Sélectionne la cellule A1.
• Introduis-y une valeur quelconque.
• Déplace le pointeur de souris sur le bord de la sélection de la cellule : le pointeur prend la forme d'une flèche.
• Par un 'cliquer/glisser', déplace le pointeur de souris jusqu'à une cellule vide voisine.
• Lâche le bouton.

La cellule A1 se trouve déplacée vers une nouvelle position.

Copie à l'aide du presse-papiers

Le presse-papiers de Windows est un utilitaire qui permet de sélectionner des informations dans un document et de récupérer cette information pour l'insérer ailleurs, dans le même document, dans un autre document ou dans une autre application.

Une explication complète du fonctionnement du presse-papiers de Windows pourra être trouvée dans les leçons précédente.

Pour copier le contenu d'une cellule ou d'un groupe de cellules,

• sélectionne les éléments à copier
• dans le menu « Édition », sélectionne la commande « Copier »

L'élément copié s'entoure d'un rectangle animé.

Pour récupérer le contenu du presse-papiers:

• sélectionne la cellule qui doit le recevoir.
• Dans le menu « Édition », sélectionne la commande « Coller ».

Il faut noter que le contenu d'un tableau Excel peut souvent être récupéré dans un logiciel de traitement de textes.

Remarque : il est possible de

• Ecris ton prénom dans la cellule A1 d'une feuille de calculs.
• A l'aide de la poignée de recopie, copie ton prénom sur les 20 premières cellules de la colonne A.
• Sélectionne ces 20 cellules.
• A l'aide de la poignée de recopie, copie ton prénom sur les 10 premières colonnes de la feuille de calcul.

Observation

• Dans la cellule A1 d'une feuille de calcul vierge, indique la valeur constante 1
• Dans la cellule A2, indique la formule « =A1+1 »
• Recopie ensuite le contenu de A2 vers le bas, jusqu'à la cellule A10, comme indiqué plus haut dans le cours.

Tu constates que le contenu des cellules à partir de A3 ne correspond pas exactement au contenu de A2 qui est copié vers le bas.

Notion de référence relative

L'indication « =A1+1 » placée dans la cellule A2 ne fait pas réellement référence au contenu de la cellule A1.

Cette indication doit être considérée comme une référence relative à la cellule A1 depuis la cellule A2.

Dans le système de références relatives, la mention d'une cellule doit être interprétée comme « le déplacement à effectuer pour atteindre cette cellule ».

Dans la cellule A2, la référence à A1 désigne la cellule juste supérieure. Le déplacement indiqué est donc « une cellule plus  haut ». Le calcul « =A1+1 » signifie, en réalité : prendre le contenu de la cellule immédiatement au-dessus et y ajouter 1 ».

Quand le contenu de A2 est recopié en A3, c'est toujours le déplacement qui est copié. En A3, ce déplacement indique la cellule A2.

Représentation de la référence relative

Il faut se représenter la référence relative comme un chemin pour aller vers la cellule référencée.

Dans l'exemple ci-contre, la référence à la cellule B4 présente dans la cellule A1 peut être considérée comme une flèche qui pointe vers la cellule B4.

Cependant, si l'on copie la formule de A1 vers A2, à l'aide de la poignée de recopie, la 'flèche' qui indique la cellule de destination reste la même.

Suite à cette recopie, le contenu de la cellule A2 devient bien =B5: il s'agit encore et toujours du même déplacement de trois cellules vers les bas et une colonne vers la droite. C'est donc bien la valeur 5 qui apparaît dans cette cellule.

Le fichier eaumin.xls peut être téléchargé ICI (clic droit sur le lien / Enregistrer la cible sous).

Il contient des informations relatives aux quantités de sels minéraux trouvés dans différentes eaux minérales françaises.

• Télécharge ce fichier et enregistre-le dans ton répertoire personnel
• Examine les chiffres quelques instants.

Quel serait le calcul à effectuer pour déterminer la moyenne de la concentration en Calcium dans ces eaux?

Et si on te demandait de faire le calcul pour toutes les eaux présentées?

Lis attentivement toutes les instructions qui suivent jusqu'au signal de manière à pouvoir les effectuer sans revenir à la page actuelle.

• Clique dans la cellule C27, tout en bas de la colonne relative au Calcium.
• Dans cette cellule, commence à écrire la formule:

=moyenne(

• Juste après avoir écrit la parenthèse, clique dans la cellule C5 et glisse jusqu'à la cellule C26 sans lâcher le bouton de la souris

Ta formule se complète toute seule et devient

=moyenne(C5:C26

• Ajoute ensuite la parenthèse fermante pour obtenir

=moyenne(C5:C26)

• et frappe la touche Enter

Ton calcul est remplacé par la valeur de la moyenne des différentes mesures, soit 168,9.

Si tu as bien en tête toutes les étapes, tu peux maintenant réaliser l'ensemble de la manipulation.

Génial! Et on peut mettre comme ça toutes les instructions que l'on veut et en français?

Malheureusement, ce n'est pas possible. Le logiciel tableur ne comprend que les mots qui lui ont été appris. Ainsi, il connaît le mot Moyenne et sait comment le traiter. Nous verrons bientôt d'autres mots qu'il connaît aussi, mais son vocabulaire reste pauvre, malgré tout.

Bon, c'est pas tout ça, on pourrait aussi penser à recommencer les opérations pour les autres minéraux.

Pas trop vite: tu vas te fatiguer. Réfléchissons d'abord un peu. Ne pourrions-nous pas simplement recopier cette formule dans les cases voisines D27 à K27? Le calcul est exactement le même.

Pfffft, pour une fois que je voulais me mettre au travail...

• En utilisant la poignée de recopie (technique apprise précédemment dans ce cours), recopie le contenu de la cellule C27 dans les cellules D27 à K27.
• Examine ensuite le contenu de ces différentes cellules.
• Peux-tu expliquer la raison pour laquelle la formule s'est modifiée lors de la recopie?

Il serait intéressant de pouvoir connaître quelle eau contient le plus d'un minéral et quelle eau en contient le moins.

Nous allons pouvoir utiliser les fonctions MIN et MAX qui s'utilisent de manière similaire à la fonction MOYENNE.

• Dans la cellule C28 de la feuille de calcul du classeur eaumin.xls, commence à frapper la formule

=MAX(

• Désigne ensuite avec la souris la zone contenant les valeurs de concentration en Calcium pour toutes les eaux minérales. La formule devient

=MAX(C5:C26

• Il suffit d'ajouter la parenthèse fermante pour obtenir

=MAX(C5:C26)

• et ENTER pour faire apparaître le résultat.
• Recopie ensuite cette formule dans les cellules D28 à K28 en utilisant la poignée de recopie.

Le calcul des valeurs minimales de concentrations se fait de manière similaire: la fonction s'écrit... MIN.

• Etablis le calcul du minimum pour les minéraux de toutes les eaux minérales dans la ligne 29 de la feuille de calculs.
• Enregistre ton travail.

L'établissement de graphiques va permettre de comparer de manière efficace les différentes eaux minérales.

Le tableur va nous permettre d'établir des graphiques de toutes sortes très aisément. Le résultat à obtenir ressemble à l'illustration ci-dessous.

Nous allons d'abord établir le diagramme correspondant à la composition de l'eau de Vichy Saint-Yorre.

• Dans le classeur contenant les données relatives à la composition des eaux minérales, clique sur le bouton de l'Assistant Graphique dans la barre d'outils principale

La fenêtre de l'Assistant Graphique apparaît.

• Dans la liste Type de graphique, sélectionne Histogramme.
• Dans les sous-types, sélectionne Histogramme 3D.
• Clique ensuite sur le bouton Suivant.

Un graphique est composé d'une série de données. Nous allons maintanant sélectionner cette série.

• Dans la boîte de dialogue de l'Assistant graphique, sélectionne l'onglet Série

• Si des séries de données apparaissaient déjà dans la liste des séries, supprime-les.

• Clique ensuite sur le bouton Ajouter sous la liste Série
• A droite de la zone Nom, clique sur le bouton .

La boîte de dialogue s'efface et une petite fenêtre apparaît à l'écran. Tu vas y définir l'endroit où se trouve le nom à donner à la série.

• Clique dans la cellule A8 où se trouve l'intitulé Vichy Saint-Yorre.

Automatiquement, les références précises de la cellule (en reférences absolues) s'indiquent dans la fenêtre:

• Clique sur le bouton pour retourner à la boîte de dialogue.

• Clique sur le bouton à droite de la zone Valeurs X.
• Sélectionne les données de la série C8:K8. Attention, la valeur du pH ne doit pas être incluse: il ne s'agit pas d'un sel minéral!

• Clique sur le bouton pour retourner à la boîte de dialogue.

• Clique sur le bouton à droite de la zone Etiquette des abscisses.
• Sélectionne la zone C4:K4 qui contient les noms des minéraux: calcium -> nitrate.

• Clique sur le bouton pour retourner à la boîte de dialogue.

• Clique sur le bouton Suivant.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionne, si nécessaire, l'onglet Titres.
• Complète les zones de texte comme sur l'ilustration ci-dessous

• Clique sur le bouton Suivant.

• Dans la boite de dialogue de l'étape 4, sélectionne l'option Sur une nouvelle feuille.
• Clique sur le bouton Terminer.

Le graphique apparaît sur une nouvelle page. Pour retrouver les valeurs numériques, il suffit de cliquer sur l'onglet Minéraux, au bas de l'écran.

Pour comparer graphiquement des eaux minérales, nous allons ajouter une série de données correspondant à une autre source: Volvic, par exemple.

• Si nécessaire, clique sur l'onglet de la feuille graphique au bas de l'écran, afin d'activer le graphique.
• Clique du bouton droit sur l'une des barres de l'histogramme. Le menu contextuel suivant doit apparaître:

Si ce menu n'apparaît pas ou si un autre menu apparaît, recommence le clic du bouton droit sur l'une des barres de l'histogramme.

• Sélectionne la commande Données source...
• Clique sur le bouton Ajouter de la fenêtre de l'Assistant Graphique

• Complète les différentes rubriques de l'Assistant Graphique sur le modèle ci-dessous et pour l'eau de Volvic. Attention, pour retrouver les informations, tu vas devoir retourner à la page Minéraux. Pour cela, il te suffit de cliquer sur l'onglet Minéraux, au bas de l'écran.

• Quand toutes les informations sont indiquées, clique sur le bouton OK.

Le graphique complété apparaît.

Oui, impressionnant!! Mais la série de données de Volvic placée derrière la série de données de Vichy, ce n'est pas très heureux. On ne pourrait pas les inverser? Les plus grandes barres derrière?

Si, bien sûr. C'est même facile. Fais un clic droit sur la page graphique, dans la zone grise de fond et sélectionne la commande Vue 3D. A partir de là, je te laisse chercher.